Come organizzare un viaggio: i miei consigli
Se mi conosci da un po’ sai che viaggiare è una delle mie più grandi passioni, insieme a scrivere e a leggere, e che tutte e tre sono espressioni delle mie Potenzialità. Se sei capitata qui per la prima volta puoi scoprire di più sul mio cuore nomade e la mia voglia di essere sempre in movimento sulla pagina dedicata alla mia attività come Travel Coach. In qualsiasi caso, oggi ho deciso di raccontarti i miei consigli su come organizzare un viaggio. Negli anni io ho sviluppato parecchie skills a riguardo, tant’é che molto spesso amici e parenti fanno affidamento a me per organizzare le loro esperienze di viaggio e le loro vacanze! E io do loro una mano davvero volentieri. Mi piace però, quando posso, condividere quello che ho imparato per rendere anche gli altri autonomi, perché credo che per ogni persona (e in particolare per le donne) creare la propria autonomia sia essenziale.
Ma tornando al nostro argomento, che ne dici: iniziamo a capire cosa fare per organizzare un viaggio al meglio?
Pianificare quando partire e quanto viaggiare
La prima cosa che faccio alla fine di ogni anno è iniziare a comprendere in quali momenti dell’anno che sta per iniziare potrei e vorrei partire. Prendo quindi la mia agenda e il mio calendario digitale (come ho spiegato qui, io li uso entrambi) e provvedo a:
- identificare le festività e i possibili ponti;
- considerare i periodi dell’anno dove per motivi lavorativi devo essere assolutamente presente;
- segnarmi gli eventi importanti a cui non posso assolutamente mancare (matrimoni, lauree, compleanni di persone importanti, ecc);
- valutare i momenti in cui so che potrò prendere ferie in maniera più prolungata (nel mio caso tendenzialmente giugno e agosto).
Una volta che ho valutato gli spazi possibili e disponibili devo farmi una domanda importante, che può dipendere da vari fattori: quanto voglio viaggiare quest’anno?
Se ami viaggiare almeno quanto me, la risposta potrebbe essere: ogni settimana! Ma immagino che anche tu debba fare delle considerazioni rispetto al budget che hai a disposizione. Considerarlo è necessario e sta a te scegliere quanto vuoi investire in questa tua passione o desiderio.
Cosa faccio io? Ogni anno metto da parte un budget per l’anno successivo che sarà dedicato ai viaggi. E a seconda di quanto riesco e mi impegno a risparmiare, valuto cosa potrò fare l’anno nuovo. Per darti un’indicazione che può aiutarti nella scelta e nell’utilizzo del budget, tieni conto che: un weekend in Italia spostandosi con treno o macchina in media costa 300€; un viaggio di 3/4 giorni in Europa mi costa tra i 400 e i 500 euro (compreso di tutto: alloggio, volo, trasporti, pasti, monumenti e musei, un’esperienza extra, parcheggio in aeroporto); un viaggio da 6/8 giorni in Europa o Paesi limitrofi costa tra gli 800 e 1200 euro (da aggiungere per questi viaggi tendenzialmente anche la macchina e il rifornimento); un viaggio extra UE può avere diversi costi, ma in genere considera un minimo di 1500 per una settimana/10 giorni. Ovviamente alcune mete costano di meno e altre di più, ma queste cifre possono aiutarti a capire quanto potrai viaggiare tenendo conto del tuo budget.
Così, incrociando budget e calendario potrai pianificare quanto e quando partirai, e passare al passaggio successivo.
Dove andare e documenti
Ogni viaggiatore possiede una Bucket List dei viaggi che vorrebbe fare o magari semplicemente senti il desiderio di visitare un determinato luogo perché in qualche modo ti chiama. Qualsiasi siano i luoghi in cui vorresti viaggiare, per capire quale meta scegliere devi tenere conto: del budget (sì lo ripeto ancora una volta, ma è davvero fondamentale), del tempo che hai a disposizione (per esempio se vuoi andare a New York meglio considerare di avere almeno 8 giorni da dedicarle perché 2 andranno via di viaggio), del periodo in cui vuoi partire (questo sito è molto utile per capire le condizioni meteo e non solo), e i documenti che ti servono (IMPORTANTISSIMO prima di partire).
Riprendo subito quest’ultimo punto: MAI PARTIRE SENZA ESSERSI INFORMATI sui documenti e sullo stato di sicurezza di un Paese. Per tutti i dubbi a riguardo l’unico canale ufficiale a cui fare affidamento è il sito di: Viaggiare Sicuri . Dove troverai anche tutte le informazioni sulle disposizioni Covid, sulla valuta dei soldi che ti serviranno e spesso anche sulla copertura telefonica.
Prima di partire e di scegliere dove andare è importante sapere se ti basta la Carta D’Identità, se ti serve il Passaporto e se va bene per il Paese in cui andrai (quello italiano è fra i più accettati al Mondo), se dovrai richiedere il visto (quanto costa, per quanto tempo è valido, con quanto anticipo lo devi chiedere, dove si fa). Non informarti su queste cose potrebbe davvero rovinarti il viaggio e metterti in difficoltà.
Una volta che avrai tenuto conto di tutte queste info è tempo di segnare la tua meta sulla mappa e iniziare a organizzare attivamente il viaggio!
Scegliere e prenotare i trasporti
Ci siamo, hai scelto la tua destinazione, ora devi decidere come arrivarci. Le opzioni dipendono da dove vivi e quanto dista la tua meta innanzitutto e poi dal prezzo.
Per capire come fare la tua scelta puoi supportarti con tutti i siti ufficiali per i treni oppure con i siti di Trainline e Omio che comparano le opzioni per tutta l’Europa, per quanto spenderesti in media viaggiando in auto puoi usare il sito di ViaMichelin che ti da informazioni indicative sia sui pedaggi che sul carburante (ricordati che se viaggi fuori Italia con la tua auto potresti aver bisogno di documenti aggiuntivi, informati sempre prima di partire!), per traghetti e navi ci sono diversi siti a seconda di dove devi muoverti, infine passiamo agli aerei per i quali ti voglio dare un paio di informazioni aggiuntive.
Se decidi di viaggiare in aereo non andare subito sui siti internet delle compagnie aeree, ma prova prima a fare una ricerca con Skyscanner. Usarlo ti permetterà di:
- avere un’idea del costo;
- valutare diversi aeroporti da cui partire per vedere le differenze di prezzo (a volte a conti fatti costa meno spostarsi e lasciare la macchina in aeroporto che partire da vicino casa);
- valutare i giorni di partenza e ritorno (se non hai giorni prefissati rigidi puoi scoprire che partendo il giorno prima o tornando il giorno dopo puoi risparmiare parecchio);
- scoprire compagnie aeree diverse che offrono magari più servizi (es. il volo low cost senza bagaglio ti costa 50€ ma sai già che dovrai aggiungerne altrettanti se non di più per portare con te una valigia, un volo con una linea aerea standard ti potrebbe costare complessivamente 130€ ma con valigia inclusa, posto a sedere prenotato e snack a bordo… quindi convenirti a conti fatti).
Quando e solo quando sarai certa di aver trovato il volo che vuoi, vai sul sito della compagnia aerea (non prenotare da siti intermediari perché spesso offrono un prezzo basso, ma non offrono nessun supporto o rimborso in caso di problematiche) e concludi la tua prenotazione.
Piccolo disclaimer sul bagaglio: valuta bene se hai necessità di una valigia o no, e di quanto grande ti serve, perché se ti organizzi bene per alcuni viaggi basta uno zaino o se siete in due, solo una valigia da cabina in condivisione (è un bel risparmio!).
Piccolo disclaimer sul posto a sedere prenotato: ti serve proprio star seduta vicino agli altri? Vale la pena pagare di più? Poniti questa domande per salvare qualche euro che potrai usare per attività più interessanti che vedere il tuo fidanzato dormire per tutto il volo. Io in genere se il volo dura sotto alle due ore non prenoto il posto, se il tempo di percorrenza aumenta allora pago.
P.s. Se lascerai la macchina in aeroporto mentre sei in viaggio prenota il posto in anticipo sui siti degli aeroporti, spesso ci sono tariffe agevolate!
Scegliere l’alloggio
Quando scelgo un alloggio parto sempre da una domanda: come voglio vivere questo viaggio?
Se per esempio so che passerò una settimana in un posto e che desidero viverlo in maniera local opto per AirBnb, che mi permette di “affittare” per brevi periodo appartamenti da privati e poter usufruire tendenzialmente di una cucina e spesso anche di lavatrice, più una serie di possibili servizi extra. Quando faccio la mia ricerca sul sito mi basta impostare con i filtri le mie necessità (io opto quasi sempre per appartamenti interi, anche se qualche volta ho scelto l’opzione stanza e mi sono trovata bene – mi assicuro che ci sia il WiFi – scelgo appartamenti con tutti gli essenziali per la cucina, il bagno e la camera da letto – e se mi serve seleziono la disponibilità di parcheggio).
Se invece sono alla ricerca di un B&B (che io amo come formula) o di un hotel con più servizi utilizzo Booking (link affiliato). Lo faccio soprattutto perché una buona parte degli hotel prevede la cancellazione gratuita, a volte fino all’ultimo giorno, e perché più lo utilizzi più avrai accesso a sconti.
E’ vero che Booking richiede delle commissioni agli hotel e che quindi a volte il prezzo può essere un po’ più alto rispetto a prenotare direttamente sul sito ufficiale, ecco perché dopo che ho scelto la soluzione che mi piace verifico il prezzo anche sul sito dell’hotel e soprattutto le condizioni di cancellazione. A seconda del possibile risparmio e delle mie esigenze prenoterò su Booking o contattando direttamente la struttura.
Creare l’itinerario
Ok, ci siamo: hai scelto meta, trasporto, alloggio…arriva la parte più bella! Creare l’itinerario di ciò che vedrò e farò nei giorni a venire è la parte che preferisco, anche perché io sono un’organizzatrice seriale… Ma, c’è un ma, negli anni ho imparato a lasciare nei miei programmi spazi liberi e spazi per improvvisare!
Per prima cosa fatti una lista dei posti che vuoi assolutamente vedere e informati su: prezzi, orari di apertura, possibili indicazioni necessarie alla visita (abbigliamento, limiti, ecc). Tieni a mente che per alcune attrazioni è necessario prenotare con largo anticipo (ad esempio: Torre Eiffel, Macchu Picchu, Casa di Anna Frank), ma che spesso ci sono delle soluzioni alternative se non riesci a prenotare subito (es. Alla Casa di Anna Frank dalle 17 del pomeriggio in poi si può entrare senza prenotazione).
Una volta che avrai prenotato o capito quando visiterai le principali attrazioni è tempo di passare al resto.
Per creare i miei itinerari mi lascio ispirare nella fase di raccolta di idee da Instagram, diversi blog, guide turistiche. Poi apro Google Maps, seleziono la posizione del mio alloggio e inizio a controllare le distanze (da percorrere a piedi o con i mezzi pubblici, oppure con l’auto) e suddivido in aree le cose che voglio vedere e di conseguenza le distribuisco sulle giornate che ho a disposizione. L’ultimo giorno cerco sempre di lasciarlo libero, per vedere le cose che scopro sul luogo oppure per lo shopping, o semplicemente per passeggiare e godermi il posto in cui sono, magari con un bel cappuccino di Starbucks in mano.
Preparare la valigia, fare l’assicurazione e partire!
Pronta a partire? Allora prepara la tua valigia e ricordati di non esagerare. Non ti serve l’armadio! Per ottimizzare il tuo bagaglio è importante:
- capire che tipo di attività farai e la temperatura;
- optare per vestiti che puoi combinare in diversi modi;
- indossare scarpe comode e portarne via un altro paio solo se davvero essenziali (i tacchi se sai che andrete in un posto elegante o le ciabatte da mare se andrete in spiaggia vanno bene, i tacchi se sai che sarai in Islanda a fare trekking puoi lasciarli a casa);
- indossare la giacca o portarla a mano se non ti serve subito;
- avere sempre un’opzione cappuccio, cappello, ombrello o spolverino se sai che andrai in un luogo piovoso;
- ridurre il tuo beautycase a ciò che davvero è essenziale per i giorni in cui starai via;
- evitare il superfluo e non dimenticare il necessario (documenti, portafoglio e carte, caricabatterie).
Ultima cosa, ma non ultima, se viaggi extra UE parti sempre con un’assicurazione viaggio! Se viaggi all’interno dell’UE valuta se farla a seconda delle attività che farai e della situazione generale (quando ci sono i picchi di contagio da Covid è sempre meglio averla anche in Europa). Io mi affido ai miei assicuratori di fiducia, ma esistono anche delle opzioni online, tieni conto che però non sempre sono davvero più convenienti e che spesso non offrono supporto immediato.
Eccoci alla fine di questo articolo su come organizzare un viaggio. Spero che i miei consigli possano esserti stati utili, ma resto a tua disposizione per qualsiasi domanda o necessità. Scrivimi e ti risponderò volentieri.
Se ti fa piacere seguire i miei viaggi puoi viverli insieme a me sul mio profilo Instagram:
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